Teamreflectie: TOP-cyclus en ondersteuningscirkels

TOP-cyclus
Jaarlijks reflecteren teams op hun ontwikkeling en functioneren. Het doel is om het team, en daarmee de zorg, verder te ontwikkelen. De reflectie wordt geborgd in het Team Ontwikkel Plan (TOP).

Hoewel de meeste teams in de praktijk wel bezig zijn met ontwikkeling, wordt de TOP-cyclus om meerdere redenen niet altijd doorlopen. Zo wordt het TOP-format als belastend ervaren en de meerwaarde van reflectie wordt niet door alle teams gezien. Ook zien we dat de teamscan niet wordt gebruikt als ondersteuning voor de invulling van het TOP of de reflectie.

Door onder andere de krapte op de arbeidsmarkt merken we dat veel teams in de basis niet stabiel zijn. Hierdoor zitten ze in de overleefstand en komen ze niet toe aan het doorlopen van de TOP-cyclus. De beperkte tijd die er is, wordt besteed aan projecten zoals Bekwaam = inzetbaar, juist bedoeld om met minder mensen meer te kunnen doen.

In 2024 gaan we de TOP-cyclus daarom herzien, als onderdeel van het project Veerkracht en Zeggenschap. We willen komen tot een eenvoudig format voor de contractering tussen de zorgdirecteur en het team, gericht op de te behalen resultaten. Contracteren gaat over het wederzijds expliciet maken van verwachtingen. In de cyclus is voldoende verbinding tussen zorgdirecteur en het team en een gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de te behalen doelstellingen.

(tekst gaat verder onder de afbeelding)

Ondersteuningscirkels
Bij SWZ zorg kiezen we ervoor om te werken vanuit onze kernwaarden Vertrouwen, Vakmanschap en Verbinding. Voor vakmensen is het belangrijk om vrije ruimte te ervaren om weloverwogen professionele keuzes te maken. Dit noemen we zelforganiserende teams. Deze teams krijgen ondersteuning van de collega’s van de ondersteunende diensten, vanuit hun diverse expertises.

Zorgteams gaven in het laatste Medewerkers Tevredenheids Onderzoek aan meer ondersteuning op maat nodig te hebben. Dat signaal kwam ook naar voren uit het project Veerkracht en Zeggenschap, waarin de werkdruk rondom de teamrollen en organisatietaken is onderzocht.

Daarom gaan we in 2024 starten met ondersteuningscirkels. Een cluster van teams werkt met vaste collega's uit een aantal ondersteunende diensten: HR, (ontwikkel)coaching, roosteren, behandeling en kwaliteit. Zo ontstaat een langdurige samenwerking. De ondersteuning wordt dichtbij en vanuit de behoefte van de teams ingevuld.

Uitgangspunten ondersteuningscirkels:

Zorgteams hebben de regie en kunnen snel beslissingen nemen, omdat ze de juiste kennis en informatie hebben en direct kunnen handelen zonder afhankelijk te zijn van hiërarchische goedkeuringen.
Er is ruimte voor vakmanschap, omdat dit bijdraagt aan kwaliteit van leven voor cliënten.
Collega’s voelen zich prettig, doordat er minder werkdruk gevoeld wordt en we van elkaar leren.
Zorgteams kunnen een beroep doen op vaste collega’s vanuit de ondersteuning, die op de hoogte zijn van de situatie van het team. Dat stelt teams ook in staat zich verder te ontwikkelen.
De lijntjes zijn kort en de vraagstukken van de teams worden daadkrachtiger vanuit de juiste context ondersteund.